Codice Etico e Condotta Aziendale

1. Applicabilità

2. Principi e valori

3. Linee Guida di Condotta:

3.1. Azioni discriminatorie
3.2. Uso di alcol, droghe e armi
3.3. Rapporti con partner commerciali
3.4. Ricezione/offerta di regali
3.5. Frode, concussione e corruzione
3.6. Rapporti con autorità pubbliche ed enti governativi
3.7. Rapporti con azionisti e investitori
3.8. Rapporti con la stampa
3.9. Responsabilità sociale
3.10. Ambiente
3.11. Salute e sicurezza
3.12. Libertà di associazione
3.13. Utilizzo dei beni
3.14. Uso delle informazioni / riservatezza
3.15. Attività parallele
3.16. Attività che non sono nell’interesse e negli affari della società
3.17. Parenti/relazione affettiva
3.18. Situazioni di conflitto in potenziale

4. Canale di comunicazione

5. Gestione del Codice Etico e di Condotta Aziendale

6. Organi consultivi

7. Disposizioni varie

8. Parole dell’Amministratore Delegato

9. Dichiarazione di conflitto di interessi/Dichiarazione di accettazione

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1. APPLICABILITÀ

1.1. Le regole contenute nel presente Codice Etico e di Condotta Aziendale, nonché le altre politiche e standard di Romi SA e delle sue sussidiarie (“Romi” o “Società”), nonché le leggi e i regolamenti dei luoghi in cui operiamo devono essere compresi e rispettati da Dipendenti, Manager, Comitati e Consiglio Fiscale, Stagisti, Giovani Apprendisti, Fornitori, Prestatori di Servizi e qualsiasi terza parte che agisca per conto di Romi (“Dipendenti”).

2. PRINCIPI E VALORI

2.1. La Società ricerca i più elevati standard di integrità, trasparenza e fiducia in tutte le sue attività e relazioni e opera secondo una serie di valori etici e morali. Tutti i Dipendenti sono responsabili della diffusione di questi valori, che dovrebbero guidare l’attività della Società

2.2. I principi e i valori fondamentali di Romi sono:

a) Rispetto: azioni improntate al rispetto delle persone e dell’ambiente, con responsabilità sociale nei confronti della comunità in cui opera, tenuto conto delle norme e leggi vigenti.

b) Onestà: creare e mantenere rapporti in modo onesto e imparziale, senza omettere dati/fatti, sempre basati sulla verità e integrità morale.

c) Attenzione al Cliente: garantire la soddisfazione del cliente sviluppando e fornendo prodotti e servizi di qualità che soddisfino le loro esigenze.

d) Qualità: cercare l’eccellenza nell’esecuzione, con un alto livello di prestazioni e l’impegno a fornire prodotti e servizi sicuri, con qualità e alta tecnologia, sempre alla ricerca del miglioramento continuo.

e) Concentrarsi sui risultati: ricercare la generazione continua di risultati, valorizzando la consegna dei risultati con coerenza, qualità e nei tempi concordati.

f) Sviluppo professionale: promuoveire lo sviluppo dei dipendenti, offrendo opportunità basate su impegno personale, merito, prestazioni e obiettivi.

3. LINEE GUIDA DI CONDOTTA

a) I seguenti comportamenti sono impegni reciproci, stabiliti tra la Società e i suoi Dipendenti, che mirano a guidare le pratiche professionali o chiarire situazioni che possono generare conflitti nelle relazioni interne ed esterne di Romi.

b) I temi selezionati, che certo non esauriscono tutte le situazioni, sono stati considerati inserimenti prioritari nel Codice Etico e di Condotta Aziendale della Società, al fine di contribuire alla sua gestione etica e sostenibile.

3.1. Azioni discriminatorie

3.1.1. Le seguenti pratiche da parte di qualsiasi Dipendente Romi non sono tollerate:

a) Qualsiasi comportamento che possa essere caratterizzato come discriminatorio per razza, nazionalità, colore, sesso, orientamento sessuale, lingua, bisogni speciali, credo religioso o convinzione politica, origine sociale o qualsiasi altra condizione;

b) Qualsiasi condotta che può essere caratterizzata come molestia morale o sessuale, offesa, ostilità, esposizione al ridicolo, intimidazione o umiliazione;

c) Qualsiasi tipo di propaganda politica o manifestazione religiosa, nei locali di Romi o all’estero, per conto della Società.

3.2. Uso di alcol, droghe e armi

a) Romi non consente a nessuno di entrare, trasportare, consumare o rimanere sotto l’influenza di alcol o droghe illecite, all’interno o all’esterno delle proprie strutture, per conto della Società.

b) Si sconsiglia l’uso di sigarette o simili, compresa l’elettronica, essendo vietato in ambienti chiusi, secondo la normativa.

c) Il trasporto di armi non è consentito nei locali della Società, ad eccezione di professionisti legalmente qualificati ed espressamente autorizzati dalla direzione.

3.3. Rapporti con partner commerciali

3.3.1. Tutti i rapporti con i partner commerciali di Romi, quali Clienti, Fornitori e Prestatori di Servizi, devono essere guidati da criteri tecnici e trasparenti, condotti in modo etico e rispettoso, promuovendo un rapporto duraturo e di fiducia, agendo nel rispetto delle finalità aziendali.

3.3.2. I dipendenti che hanno un rapporto familiare o un interesse personale con uno qualsiasi dei partner commerciali di Romi non possono partecipare ad alcun processo decisionale della Società o utilizzare le prerogative della loro posizione o potere per influenzare le questioni riguardanti quel partner.

3.3.3. L’utilizzo del nome Romi per acquisire beni, appaltare servizi, ottenere prestiti, privatamente o per conto terzi, con agevolazioni creditizie o sconti speciali concessi alla Società, sarà considerato in conflitto con gli interessi di Romi.

3.3.4. Il ricevimento di benefici, quali pagamenti, regali, prestiti, offerte di intrattenimento, viaggi, lavori per parenti e favori di qualsiasi tipo, da persone fisiche o giuridiche che sono attuali o potenziali partner commerciali della Società, sarà considerato in conflitto con gli interessi di Romi.

3.3.5. I dipendenti che lavorano per conto di Romi (“Dipendenti effettivi”), che hanno qualsiasi tipo di relazione, inclusa la parentela, con persone commercialmente legate a Romi, siano esse Fornitori, Investitori o Partner, devono comunicare questo fatto alla Società, tramite Audit interno, e dichiarare tale rapporto, a condizione che questi Dipendenti effettivi abbiano il potere di influenzare in conseguenza delle loro attività nella Società.

3.4. Ricevere/offrire regali

3.4.1. La pratica dello scambio di doni e servizi deve essere eseguita con cautela e trasparenza in modo che non influenzi o sembri influenzare le decisioni aziendali.

3.4.2. La ricezione o l’offerta di doni non monetari, con un valore di mercato equivalente a un massimo di US$.50, ogni anno solare, non sarà considerata un conflitto di interessi.

3.4.2.1. Regali o servizi che eccedono tale importo devono essere restituiti o, se non possibile, inoltrati al Gestore, che ne deciderà la destinazione finale.

3.5. Frode, concussione e corruzione

3.5.1. Romi posee una Política Anticorrupción y Antisoborno disponible en el sitio web de Romi S.A.

3.6. Rapporti con autorità pubbliche ed enti governativi

3.6.1. Il rapporto diretto o indiretto con un ente o funzionario governativo è previsto nella Politica Anticorruzione e Anti-concussione della Società.

3.7. Rapporti con Azionisti e Investitori

3.7.1. Il rapporto della Società con gli azionisti e gli investitori di Romi S.A. deve essere basato sulla comunicazione accurata, trasparente, isonoma e tempestiva delle informazioni pertinenti che consentano loro di monitorare le attività e le prestazioni della Società in conformità con le procedure legali applicabili.

3.7.2. Il rapporto con gli azionisti e gli investitori di Romi SA può essere promosso solo tramite il Direttore delle Relazioni con gli Investitori e/o l’Amministratore Delegato e, in situazioni specifiche, da Dipendenti Effettivi debitamente autorizzati, in conformità con le politiche, i controlli e procedure della Società.

3.8. Rapporto con la stampa

3.8.1. Il rapporto della Società con la stampa deve essere condotto solo da dipendenti permanenti autorizzati, rispettando i limiti della politica di divulgazione di Romi S.A., disponibile sul suo sito web.

3.8.2. Le informazioni che possono essere di particolare interesse per gli azionisti di Romi S.A. possono essere divulgate al mercato solo dal suo Direttore per le Relazioni con gli Investitori e/o Amministratore Delegato.

3.9. Responsabilità sociale

3.9.1. Il principio di Romi è di agire con responsabilità sociale con le comunità in cui opera, e i suoi Dipendenti devono stabilire un buon rapporto, rispettando gli interessi di queste comunità e del paese, contribuendo al loro sviluppo. Di conseguenza, Romi S.A. ha una politica di Investimento Sociale disponibile sul suo sito web

3.9.2. Romi rispetta le leggi sul lavoro in tutti i paesi e le regioni in cui opera, sostenendo i diritti umani fondamentali di tutti i popoli.

3.9.3. Romi disapprova tutte le forme di lavoro minorile e schiavo, così come la tratta di esseri umani e lo sfruttamento commerciale, compreso lo sfruttamento sessuale di uomini, donne e bambini, ed è pienamente impegnata in tutti i mercati in cui opera per proteggere le persone da tutte le forme di abuso e sfruttamento.

3.10. Ambiente

3.10.1. I dipendenti, nell’esercizio delle loro funzioni, devono impegnarsi a preservare l’ambiente e ad adottare misure volte a migliorare la qualità di vita degli esseri umani.

3.10.2. Tutte le attività di Romi devono essere condotte nel pieno rispetto della normativa ambientale, in un’ottica di miglioramento dei propri processi operativi, nel rispetto del concetto di sviluppo sostenibile.

3.11. Salute e sicurezza

3.11.1. Romi garantisce la salute e la sicurezza sul lavoro, nelle proprie attività e nei rapporti di lavoro. I dipendenti devono rispettare le politiche e le normative in materia di salute e sicurezza rivolte a ciascun’area e funzione.

3.11.2. I dipendenti effettivi che identificano una situazione che ne minacci l’integrità fisica, quella dei colleghi o di terzi nell’ambiente di lavoro, devono informarne immediatamente il Responsabile.

3.12.  Libertà di associazione

3.12.1. Romi riconosce e rispetta il diritto alla libera associazione, anche in sindacati, associazioni, entità di classe, partiti politici o qualsiasi altra entità costituita, purché esercitato con responsabilità ed etica, entro i limiti di legge.

3.13. Utilizzo dei beni

3.13.1. I dipendenti hanno la responsabilità di preservare e garantire la gestione delle risorse e dei beni della Società, siano essi finanziari, materiali o intellettuali, mobili, attrezzature o infrastrutture, e devono garantire la pulizia e l’organizzazione del loro posto di lavoro nonché la conservazione dei materiali e delle risorse messe a disposizione. per svolgere le proprie attività, evitando sprechi e spese inutili.

3.13.2. I beni non possono essere utilizzati per ottenere vantaggi personali né ceduti a terzi, a nessun fine, salvo le previsioni contrattuali stipulate secondo le norme interne.

3.14. Uso delle informazioni/riservatezza

3.14.1. I dipendenti devono, nelle loro azioni all’interno e all’esterno dell’ambiente aziendale, proteggere la proprietà intellettuale della Società, che include i suoi marchi, brevetti, altri beni immateriali, tecnologia e altre informazioni. Pertanto, non possono utilizzare in modo improprio o divulgare a terzi qualsiasi informazione ritenuta riservata dalla Società, incluse, ma non limitate a, procedure amministrative, informazioni su Dipendenti effettivi, Fornitori e Clienti, inclusi quelli inattivi, progetti di ingegneria, informazioni commerciali e finanziarie, atti societari, contratti, processi e altre informazioni considerate “riservate”, utilizzandole esclusivamente per assistere Romi nello svolgimento delle proprie attività. In via eccezionale, tali informazioni potranno essere divulgate previa espressa autorizzazione del Gestore.

3.14.2. I dipendenti che dispongono di informazioni che non sono note al pubblico (informazioni privilegiate) e che possono influenzare il valore delle azioni di Romi S.A. non possono acquistare o vendere tali azioni e devono rispettare la sua Politica Commerciale.

3.15. Actividades paralelas

3.15.1. Ai dipendenti di Romi è fatto divieto di esercitare attività professionali al di fuori del rapporto contrattuale con la Società, retribuite o no, in situazioni di conflitto di interessi, quali le seguenti:

a) situazioni che direttamente o indirettamente competono con le attività o gli interessi della Società;
b) situazioni che siano in qualunque modo riconducibili ai partner commerciali attuali o potenziali della Società;
c) situazioni in cui utilizzano risorse della Società durante l’orario di lavoro;
d) situazioni che ostacolano l’efficiente svolgimento delle proprie attività presso Romi; e
e) situazioni che violano il presente Codice.

3.16. Attività che non sono nell’interesse e negli affari della società

3.16.1. Ai dipendenti è vietato svolgere attività che non sono nell’interesse di Romi e che sono al di fuori dell’ambito delle sue attività, siano retribuite o no, nei suoi locali, come:

a) vendita, pubblicità e promozione di prodotti, servizi e attività di carattere commerciale, religioso, politico, di classe e pratiche legate alle scommesse in genere;

b) diffusione di liste per raccolta fondi a qualunque titolo, salvo approvazione del Gestore;

c) pubblicazione o distribuzione di poster e/o comunicazioni scritte non attinenti all’attività della Società, salvo approvazione del Responsabile;

d) divulgazione di petizioni per qualsiasi scopo;

e) utilizzo dell’indirizzo della Società per ricevere corrispondenza privata.

3.17. Parenti/relazione affettiva

3.17.1. Ai dipendenti a tempo indeterminato è vietato avere familiari che lavorino in una posizione subordinata diretta o indiretta nello stesso dipartimento.

3.17.2. Ai fini del presente Codice, sono considerati membri della famiglia: coniuge, partner, fidanzato, fidanzata, padre, madre, patrigno, matrigna, figlio, figlia, figliastro, figliastra, suocero, suocera, genero, nuora, fratello, sorella, cognato, cognata, nonno, nonna, nipote, nipotina, zio, zia, figli di fratello/sorella, suocero di fratello o sorella, cugino, tra gli altri.

3.17.3. Ai dipendenti è vietato influenzare o partecipare alle decisioni di reclutamento e selezione, promozione, valutazione e trasferimento che coinvolgono un membro della famiglia.

3.18. Situazioni di conflitto in potenziale

3.18.1. Tutte le situazioni personali, esistenti o da sviluppare, che potrebbero essere potenzialmente qualificate come conflitto di interessi, devono essere comunicate alla Società dal Dipendente.

3.18.2. La Sociedad abordará el asunto de forma adecuada.

3.18.3. In caso di potenziale conflitto di interessi, il Dipendente potenzialmente in conflitto potrebbe non essere coinvolto nella gestione della questione, fermo restando che, se è un Manager, deve astenersi dal decidere in merito.

4. DENUNCE

4.1. I Dipendenti di Romi che vengono a conoscenza di situazioni, atti, fatti o pratiche che violano le disposizioni del presente Codice, di politiche, legislazione o regolamenti applicabili alla Società devono comunicarli tramite il Sistema di Segnalazione della Società, disponibile sul sito web di Romi.

4.2. Il Sistema di Segnalazione di Romi consente una comunicazione trasparente e anonima e garantisce un trattamento imparziale e riservato. I reclami presentati sul canale saranno analizzati dall’Audit Interno di Romi S.A. e dal Comitato Etico Esecutivo, che tratterà ogni caso in modo appropriato, garantendo la riservatezza e preservando l’identità del denunziante e non sono consentite ritorsioni di alcun tipo.

5. GESTIONE DEL CODICE ETICO E DI CONDOTTA AZIENDALE

5.1. I dipendenti sono responsabili dell’applicazione e del rispetto delle regole contenute nel presente Codice Etico e di Condotta Aziendale e devono garantire che siano rispettate.

5.2. Le violazioni del presente Codice e di altre politiche e regole Romi impongono sanzioni ai trasgressori, inclusi ammonimenti verbali o scritti, sospensioni, licenziamenti con o senza causa, notifiche e persino risoluzione contrattuale per le persone giuridiche.

5.3. Saranno applicati provvedimenti disciplinari in considerazione del tipo di violazione e della sua gravità.

6. ORGANI CONSULTIVI

6.1. L’Audit Interno, la Direzione Legale e di Conformità e il Comitato Etico Esecutivo di Romi S.A.

6.2. Insieme all’Audit Interno di Romi SA, il Manager ha il compito di monitorare il rispetto del Codice Etico e di Condotta Aziendale, garantire il funzionamento del Sistema di Segnalazione, ricevere e gestire i reclami presso il Comitato Etico Esecutivo, con garanzia di riservatezza e anonimato, ove applicabile.

6.3. L’Ufficio Legale e di Conformità di Romi S.A. avrà il compito di proporre al Comitato Etico Esecutivo, insieme all’Audit Interno, raccomandazioni per il miglioramento del Codice Etico e di Condotta Aziendale per l’aggiornamento permanente. La Commissione, a sua volta, può sottoporre tali modifiche al Consiglio di Amministrazione per deliberazione.

6.4. La Commissione ha il compito di stabilire, con imparzialità, criteri per il trattamento di situazioni non previste dal Codice, dirimere situazioni controverse, risolvere dilemmi etici e garantire l’uniformità dei criteri utilizzati per risolvere casi simili.

7. DISPOSIZIONI VARIE

7.1. Romi si riserva il diritto di cambiare e rivedere eventuali politiche e regolamenti in vigore senza preavviso, senza necessariamente apportare modifiche al Codice.

7.2. Se il contenuto di questo Codice è in conflitto con qualsiasi legislazione nazionale nei paesi in cui Romi opera, deve essere inteso che i requisiti legali prevalgono sui requisiti contenuti in questo Codice

7.3. I dipendenti della Società riceveranno una formazione periodica sul Codice Etico e di Condotta Aziendale e sulla sua conformità.

8. LETTERA DELL’AMMINISTRATORE DELEGATO DI ROMI S.A.

Romi S.A. e le sue filiali cercano i più alti standard di integrità, trasparenza e fiducia in tutte le loro attività e relazioni e operano secondo una serie di valori etici e morali. Tutti i consiglieri, direttori e dipendenti di Romi sono responsabili della diffusione di questi valori che dovrebbero guidare l’attività della Società.

L’applicazione di questi standard etici e morali nell’esercizio della propria attività aziendale garantisce l’affidabilità della Società presso i diversi pubblici e agenti con cui svolge una relazione.

La reputazione di Romi si basa sui nostri atteggiamenti e decisioni quotidiane. Pertanto, le nostre azioni devono essere sempre allineate al nostro Codice Etico e di Condotta, nonché ai valori della Società. Ricorda: prendersi cura della reputazione e dell’integrità di Romi è responsabilità di tutti noi.

Distinti Saluti,

Luiz Cassiano Rando Rosolen

Amministratore Delegato