Conformità

PROGRAMMA DI CONFORMITÀ DI ROMI S.A. SOCIETÀ AFFILIATE

Conformità significa rispettare e applicare regole e regolamenti, interni o esterni, volontariamente assunti o imposti alle attività dell’organizzazione.

Il Programma di Conformità (“Programma”) di Romi SA e delle sue sussidiarie (“Società”) stabilisce linee guida per la prevenzione, l’individuazione e la correzione di pratiche inappropriate o pratiche che violano Leggi, Norme e Regolamenti interni ed esterni, incoraggiando la notifica di irregolarità e guidando ed esigendo comportamenti etici e responsabili da parte dei propri membri, acquisendo rilevanza come strumento di gestione aziendale.

1. 1. FINALITÀ

Il Programma di Conformità della Società ha i seguenti scopi:

(i) Cercare continuamente di rispettare le Leggi e i Regolamenti, nonché le regole interne della Società;

(i) Aumentare e facilitare il monitoraggio degli obblighi e dei rischi per agire preventivamente;

(ii) Contribuire alla diffusione dei Principi e Valori Fondamentali della Società, contenuti nel Codice Etico e di Condotta Aziendale;

(iii) Chiarire ruoli e responsabilità riguardo alle diverse attività di Conformità e diffondere la cultura;

(iv) Garantire l’esistenza e l’efficacia del Sistema di Segnalazione;
(v) Offrire sussidi alla leadership per applicare i principi di Conformità; e

(vi) Proteggere la reputazione e l’immagine della Società.

2. PRINCÍPI DI CONFORMITÀ

I pilastri della Società e i principali meccanismi di Conformità sono:

(i) Impegno dell’alta direzione: Prestazioni dirette e incondizionate dell’amministrazione, inclusi la Direzione e il Consiglio di amministrazione.

(ii) Valutazione del Rischio – La valutazione del rischio comprende, tra le altre misure, colloqui con i dipendenti, analisi di documenti, tenendo conto delle caratteristiche speciali dell’attività della Società, incluso se vi sono rapporti con la pubblica amministrazione e l’esternalizzazione;

(iii) Codice Etico, Politiche e Regolamenti – Documenti che contengono le basi principali del Programma di Conformità, comprese le pratiche etiche e legali che devono essere rispettate da tutti i Dipendenti, Amministratori, Comitati e Consiglio Fiscale, Stagisti, Giovani Apprendisti, Fornitori, Prestatori di Lavoro e Azionisti, nonché terze parti che agiscono per conto di Romi (“Dipendenti”).

(iv) Controlli interni – Meccanismi e procedure per l’attuazione del Codice Etico, Politiche e Regolamenti al fine di garantire, tra le altre cose, che le registrazioni e i controlli contabili e fiscali siano conformi all’attività della Società e alla legislazione;

(v) Formazione e comunicazione – Devono includere tutti i Dipendenti ed essere svolti costantemente per garantire l’applicazione e il successo del Programma di Conformità;

(vi) Sistema di Segnalazione – Meccanismo per segnalazioni (anche anonime) di comportamenti sospetti inappropriati, illegali e non etici;

(vii) Indagini interne – Indagini su atti o fatti per determinare comportamenti scorretti e aspetti correlati;

(viii) Due Diligence – Verifica, dal punto di vista del Programma di Conformità, dei partner aziendali, che possono essere soggetti terzi incaricati di fornire servizi o prodotti; e

(ix) Audit e Monitoraggio – Verifica e certificazione continua dell’esecuzione del Programma di Conformità, cioè, se tutte le attività della società sono conformi alla Legislazione, allo Statuto, al Codice Etico, alle Politiche, Regolamenti e procedure di Conformità.

3. PROGRAMMA DI CONFORMITÀ

3.1. Il programma è rivolto a tutti i Dipendenti. È applicabile anche alle società controllate situate all’estero, osservando le rispettive leggi locali e le buone pratiche internazionali.

3.2. Il Programma, per le società controllate, consolida quanto segue:

(i) Codice Etico e Condotta Aziendale
(ii) Sistema di Segnalazione

3.3. Il programma completo, relativo a Romi S.A., è disponibile all’indirizzo:
https://www.romi.com/en/en-investidores/corporate-governance/conformità-program/

4. PENALITÀ

Ogni violazione delle disposizioni del presente Programma sarà sottoposta al Comitato Esecutivo Etico della Società o, come previsto dal Codice Etico delle Politiche e dei Regolamenti, al Consiglio di Amministrazione, e dovranno essere adottate le sanzioni applicabili, ferme restando le sanzioni previste dalla normativa vigente.

5. APPROVAZIONE, DURATA E MODIFICHE

5.1. Questo Programma è stato approvato dal Consiglio di Amministrazione di Romi SA in una riunione tenutasi il 10 dicembre 2019 ed entrerà in vigore il 2 marzo 2020, per un periodo indefinito, fino all’approvazione di una delibera contraria, e può essere trovato sul sito web della società:
https://www.romi.com/en/en-investidores/corporate-governance/compliance-program/

5.2. Sarà cura della Direzione Legale e di Conformità proporre, insieme all’Audit Interno, al Comitato Etico Esecutivo, raccomandazioni per il miglioramento del Programma di Conformità, finalizzate al costante aggiornamento. La Commissione, a sua volta, può sottoporre tali modifiche al Consiglio di Amministrazione per deliberazione.

5.3. La Commissione ha il compito di stabilire, con imparzialità, criteri per il trattamento delle situazioni non previste dal Programma, dirimere situazioni controverse, risolvere dilemmi etici e garantire l’uniformità dei criteri utilizzati per risolvere casi simili.